Homeoffice in Corona-Zeiten

Effektiv arbeiten im Homeoffice während der Corona-Krise
Von zu Hause aus arbeiten. Viele Arbeitnehmer wünschen sich das schon lange. Aber so plötzlich? Ohne Vorbereitung?
Aufgrund der Corona-Krise bleibt vielen keine andere Wahl. Sie werden ins Homeoffice geschickt oder entscheiden selbst, von zu Hause aus zu arbeiten. Aber das, was vorher so erstrebenswert schien, entpuppt sich nun als echte Herausforderung denn es war keine Zeit, sich einen Plan zu machen, die neue Arbeitsform mit der Familie abzusprechen, geschweige denn zu organisieren. Das Arbeiten im Homeoffice braucht Regeln. Und in diesem Fall möglichst schnell, damit die Situation nicht für alle in Stress ausartet und die ohnehin angespannte Lage noch mehr belastet.
Aber vielleicht bietet diese Krise auch die Chance, unseren hektischen Alltag auf den Prüfstand zu stellen und Entschleunigung zu üben.
Da wir momentan nicht wissen, wie lange die Ausnahmesituation dauern wird, ist zügiges und konstruktives Handeln erforderlich. Im Gegensatz zu der geplanten, vorbereiteten und mit dem Arbeitgeber abgesprochenen Arbeitsverlagerung müssen wir jetzt oft spontan entscheiden. Das heißt aber nicht, dass alle Vorgaben und Voraussetzungen außer Kraft gesetzt werden können.
Wer selbständig ist oder bereits im Homeoffice gearbeitet hat – wenn vielleicht auch nur zeitweise – den Vorteil, bestimmte Abläufe schon zu kennen und sich Strukturen geschaffen zu haben, die ihm jetzt zu Gute kommen. Auch wenn die Dauer des Arbeiten im Homeoffice momentan noch nicht abzuschätzen ist, sollten mit dem Unternehmen schriftliche Vereinbarungen bezüglich Equipment, Datenschutz, Haftung, etc. getroffen werden.
Wer neu mit dem Thema konfrontiert wird, muss organisatorisches Talent und Selbstdisziplin beweisen. Die persönliche Arbeitsmethodik ist dabei eines der wichtigsten Werkzeuge.

Wie organisiere ich meinen Tag und den meiner Familie?
Bei aller Spontanität ist es hilfreich, zuerst die Anforderungen und Wünsche der einzelnen Familienmitglieder zu besprechen.
Wer muss/kann wann arbeiten und was braucht er dazu.
Pausen und Freizeiten müssen organisiert werden. Wenn alle zu Hause sind, geht man sich oft auch mal im Weg um oder stört sich gegenseitig. Je nachdem ob zum Beispiel jüngere Kinder da sind, die sonst im Kindergarten wären, oder die älteren Kinder beim Sport oder bei Freunden, ob Haustiere versorgt und beschäftigt werden müssen, der Tagesablauf muss anders organisiert werden damit alle zu ihrem Recht kommen. Ggf. muss auch die Versorgung der Familie anders geregelt werden. Jeder muss jetzt seinen Teil zu reibungslosen Abläufen beitragen.
Vereinbarung mit dem Unternehmen
Auch wenn es sich nur um eine vorübergehende Maßnahme handelt, von der wir allerdings den Zeitrahmen nicht kennen, sollten Sie mit Ihrem Arbeitgeber eine schriftliche Vereinbarung über die Arbeit im Homeoffice treffen.
Dazu gehört:
die Definition der täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit, eventuell notwendige und mögliche Präsenzzeiten im Unternehmen
Telefonische Erreichbarkeiten
Die Nutzung des persönlichen oder firmeneigenen Equipments. Welches ist vorhanden und darf von zu Hause genutzt oder muss beschafft werden?
Ist die vorhandene Internet-Kapazität für die Anforderungen ausreichend?
Welche Datenschutzmaßnahmen müssen getroffen werden.
Notwendige Vernetzung mit dem Unternehmen muss überprüft,

abgesprochen und ggf. eingerichtet werden. Falls das nicht befriedigend möglich ist, müssen Alternativen geprüft werden.
Datenschutz
Wer firmenrelevante Daten oder Papiere bearbeitet, muss sicherstellen, dass diese Unterlagen nicht für Dritte (dazu zählen auch Familienmitglieder) zugänglich sind.
Wenn die Aufbewahrung in einem separaten Schrank nicht möglich ist, leistet auch ein abschließbarer Koffer oder Rollcontainer gute Dienste.
Wo richte ich mir einen Arbeitsplatz ein?
Nicht immer gibt es genügend Platz zu Hause um für jedes Familienmitglied einen ungestörten Arbeitsplatz einrichten zu können. Wenn nicht jeder ein eigenes Zimmer für seine Arbeit nutzen kann, aber mehrere Familienmitglieder von zu Hause arbeiten oder die Lernanforderungen der Schule erfüllen müssen, ist es manchmal auch hilfreich, gemeinsam zu lernen. Das spart Platz und führt oftmals sogar zu besseren Ergebnissen, weil man sich gegenseitig unterstützen kann.
Wenn sich die Familienmitglieder einen Arbeitsbereich teilen müssen, zum Beispiel in einem Eck in der Küche oder dem Hobbyraum, sollte jeder ein Zeitfenster bekommen in dem er ungestört dort arbeiten kann. In dieser Zeit sollte er weder von den anderen gestört werden noch ständig seine Sachen hin- und herräumen müssen.
Von der Zeitplanung zur Zeitkompetenz
Wer den Zeitbedarf für seine Aufgaben nicht gleich einschätzen kann, sollte sich für die jeweilige Arbeit ein Zeitfenster setzen und hinterher schauen wie sicher er in seiner Einschätzung war. Damit fällt die Planung des Zeitbedarfs mit jedem Mal leichter was somit allen Beteiligten zu Gute kommt und Überschneidungen bei den Arbeitszeiten verhindert. Damit wird auch Konfliktpotential wegen der zeitlichen Nutzung von zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten minimiert.

Berücksichtigung des eigenen Biorhythmus
Wer sich seinen Arbeitsbereich mit anderen teilen muss, also quasi „im Schichtbetrieb“ arbeitet, kann im Homeoffice sogar eher auf seinen Biorhythmus Rücksicht nehmen als im externen Büro. Wer gerne und leicht früh aufsteht, kann vielleicht noch vor dem Frühstück die eine oder andere Arbeit erledigen. Wer dagegen eher ein Nachtmensch ist, kann auch nach dem Abendessen noch aktiv sein. Hier hat die Ausnahmesituation sogar Vorteile bei der Arbeitszeiteinteilung.
Die meisten Menschen fallen mittags in ein sogenanntes „Suppenkoma“. Egal ob man ein Dreigänge Menü verzehrt oder sich nur einen Salat gegönnt hat. Die Leistungskurve sinkt um die Mittagszeit ab. Dem sollte man bei der Planung seiner Aufgaben Rechnung tragen und sich nicht genau dann die kompliziertesten Arbeiten mit der höchsten Konzentrationsanforderung vornehmen. Wenn möglich, sollten Sie einen Spaziergang an der frischen Luft machen. Er unterstützt die Verdauung, bringt den Stoffwechsel auf Trab und sorgt für eine gute Durchblutung der Gehirnzellen. So werden Sie schnell wieder fit für die Arbeit am Nachmittag.
Geben Sie sich auch im Homeoffice klare Strukturen
Morgens nicht aufstehen zu müssen um zur Arbeit zu gehen verleitet oft zu einem persönlichen Schlendrian. Dabei bedeutet eine Stunde länger schlafen meist auch, abends eine Stunde länger arbeiten zu müssen. Wenn dann noch diverse Ablenkungen und Unterbrechungen im Tagesverlauf dazu kommen, ist man ganz schnell aus dem Arbeitsrhythmus rausgerissen und muss sich mit mehr Zeitaufwand jedesmal wieder in seine Aufgabe einarbeiten.
Vermeiden Sie deshalb, dem inneren Schweinehund nachzugeben wenn er sie zu ungeplanten Aktionen verleiten will. Geben Sie sich und Ihrer Familie klare Strukturen. Bisher war ja auch festgelegt, wer wann aufsteht, ins Bad geht, Frühstück macht, mit dem Hund Gassi geht etc. Behalten Sie diese zeitlichen Abläufe bei. Den restlichen Tag müssen Sie ohnehin für alle neu organisieren.
Machen sie Pausen
Auch bei der Arbeit daheim sind Pausen wichtig um die Konzentration beizubehalten. Da es hier aber keine automatischen Arbeitsunterbrechungen gibt wie im Unternehmen, zum Beispiel durch einen kurzen Plausch mit Kollegen am Kopierer oder auf dem Weg zur Kaffeeküche, sollten Sie selbst darauf achten. Idealerweise machen Sie nach spätestens anderthalb Stunden mindestens fünf Minuten Pause.
Sorgen Sie für konzentriertes Arbeiten
Wenn Sie in einem abgeschlossenen Raum Ihrer Tätigkeit nachgehen oder allein zu Haus arbeiten, können Sie sich vermutlich gut abschotten indem Sie einfach die Tür zu machen oder nicht ans Telefon gehen. Wenn Sie aber im „offenen“ häuslichen Bereich arbeiten, wo zwangsweise andere Familienmitglieder ein- und ausgehen, wie in der Küche, sieht
es damit schon schlechter aus. Versuchen Sie daher, Zeiten zu definieren in denen Sie wirklich in Ruhe gelassen werden damit Sie konzentriert arbeiten können. Um das eindeutig zu signalisieren, können Sie zum Beispiel eine Ampel an der Küchentür anbringen. Bei rot ist der Eintritt unerwünscht, bei grün darf der Raum betreten werden. In diesem Fall können Sie gegebenenfalls eine Unterbrechung auch gleich für eine eigene kurze Pause nutzen um sich einen Kaffee oder Tee zu machen oder ein kurzes Schwätzchen zu halten.
Nehmen Sie Rücksicht
Plötzlich sind mehrere Familienmitglieder ständig auf engstem Raum zusammen. Das erfordert besondere Rücksichtnahme und Toleranz. Während einer oft telefoniert und andere gemeinsam lernen, muss sich ein anderer vielleicht auf einen komplizierten Sachverhalt konzentrieren. Es ist eine Situation ähnlich wie in einem Großraumbüro. D.h. wenn es keine grundsätzliche Rückzugsmöglichkeit für alle gibt, sollten Telefonate möglichst leise oder von einem anderen Raum aus geführt werden. Für besonders konzentrationsintensive Arbeiten kann man vielleicht eine Zeit nutzen in der die anderen Pause machen oder ihren Arbeitstag bereits beendet haben.
Den Alltag neu organisieren
Früher waren die Kinder am Nachmittag vielleicht noch in der Schule oder dem Kindergarten. Nun sind auch sie daheim. Um keine schlechte Stimmung aufkommen zu lassen, sollten auch sie ihren Tag einteilen. D.h. am Vormittag wird zum Beispiel gelernt, gemalt oder gebastelt, je nach Alter der Kinder. Am Nachmittag können dann vielleicht mit einem Elternteil die Hausaufgaben begutachtet werden oder je nach Wetter drinnen oder im Garten Spiele gespielt werden. Viele Kinder werden es sicher auch genießen, die eine oder andere Fernsehsendung anzuschauen oder etwas mehr Zeit am Smartphone verbringen zu dürfen.
Abgrenzung zum Familienalltag
Auch wenn sich alles in den privaten Räumen abspielt, sollte man eine Abgrenzung zum Privatleben vornehmen. Genauso wie man bisher morgens das Haus verlassen hat um in die Firma zu fahren, sucht man nun den Arbeitsplatz zu Hause auf.
Und genauso wie man mittags zum Essen in die Kantine gegangen ist, macht man nun eben in der Küche Pause.
Auch für das Arbeitsende sollte man sich eine deadline setzen. Wenn man sonst um siebzehn Uhr Feierabend gemacht hat, kann man sich diese Zeit auch zu Hause vornehmen. Hier hat man sogar den Vorteil, dass der Heimweg wegfällt und man den Feierabend gleich genießen kann. Den gleichen Effekt hat auch der Wegfall des morgendlichen Anfahrtsweges. Wer morgens gemütlich frühstückt, kann vielleicht sogar eine halbe Stunde länger schlafen, weil die Anfahrt wegfällt und man fünf Minuten später schon arbeitsfähig ist.
Kontakt zum Unternehmen und Informationsaustausch
Auch wenn man nicht mehr direkten Kontakt zum Chef oder den Kollegen hat, darf er nicht ganz abreißen. In vielen Fällen kann man Meetings durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzen. Das hat sogar noch einen umweltfreundlichen Aspekt und kann später vielleicht sogar beibehalten werden.
Nicht immer ist die Technik für das Arbeiten zu Hause gleich reibungslos nutzbar. Aber auch nur mit Telefon und Email ist man meistens sofort arbeitsfähig. Die damit verbundene Reduzierung der Informationsflut kann sogar segensreich sein und zur Entschleunigung führen. Man bekommt nicht mehr so viele unnötige Mails und kann sich leichter auf das Wesentliche und sein Kerngeschäft konzentrieren.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen entspanntes und produktives Arbeiten im Homeoffice.
Christiane Mahlich